Som du vet är distansarbete inte längre något arbete vi har i framtiden. Det är en oundviklig verklighet för många av oss redan nu. Många företag och team länge har använt sig av distansarbete medan det för andra fortfarande är nytt och lite ovant. Men oavsett om du är van vid det, eller inte, är distansarbete här för att stanna. Det innebär att du också måste förbereda dig för att leda möten på distans!
Att leda möten på distans kräver ett nytt sätt att tänka. Du behöver inte bara rätt verktyg (en virtuell version av en whiteboard, klisterlappar, online-timers osv). Du behöver också en annan strategi för hur du genomför mötet.
Det finns massor av detaljer som en mötesledare måste komma ihåg:
- Är alla engagerade?
- Är deltagandet likvärdigt?
- Hörs alla kommentarer?
- …
Men, ingen panik! Att leda möten på distans är inte så svårt. Du behöver bara se till att du tar hänsyn till de speciella distansprinciperna.
PRINCIP 1: ENERGI
Energi är en nyckel till att leda i allmänhet, men energi är faktiskt ännu viktigare när det ett möte är på distans eftersom du inte kommer att ha det ”surr” som genereras från människor som arbetar fysiskt i samma rum.
Om du inte är medveten om det kan du automatiskt glida in i ett slags ”distansmötesläge” och låta dina mötesdeltagare bli oengagerade och uttråkade.
Tips för att vara säker på att gruppens energinivå håller en hög nivå genom hela mötet
- Ta med MYCKET mer energi in i mötet än du skulle göra i ett fysiskt möte och var inte rädd för att verkligen överdriva det. Det kommer att kännas extremt konstigt i början, eftersom du förmodligen kommer att vara den enda personen i rummet och du pratar med en skärm med ”mutade” deltagare. Men även om det kan kännas konstigt för dig så kommer det att kännas superenergigivande för dina deltagare.
- Precis som med vid ett fysiskt möte, kasta dig inte rakt in i olika övningar utan ge lite ge deltagarna lite tid för uppvärmning och kanske någon isbrytaraktivitet. Det är särskilt viktigt i en distansverkstad för att ge deltagarna tid för att komma in i rätt huvudutrymme. Isbrytaren ”Vilket var ditt första jobb” fungerar lika bra på distans som i en fysisk miljö.
- Sätt på lite bakgrundsmusik för att skapa en trevligare atmosfär. Eftersom distansworkshops innebär att deltagarna inte är i samma rum fysiskt, kan lite musik hjälpa till att få upplevelsen att kännas mindre ensam och pinsam.
- Ha fler pauser än du skulle ha i ett vanligt möte. I en distansmiljö tillbringar människor större delen av sin tid framför en skärm. Det gör att det är lättare att förlora energi och fart eller bli distraherad. För att motverka det, ta mycket fler pauser än du skulle göra i ett fysiskt möte. Om du kan, försök korta ner dina möten också så att dina deltagare inte behöver spenderar 8 timmar stirrande på en skärm.
PRINCIP 2: KOMMUNIKATION
I ett fysiskt möte är deltagarna vanligtvis mer engagerade och involverade eftersom de fysiskt kan koppla bort från allt annat arbete de gör. Men ett distansmöte är en helt annan historia. Du måste ta extra tid och anstränga dig extra mycket för att få deltagarna att känna sig delaktiga och du måste se till att alla hänger med.
SAKTA NER
I ett fysiskt möte kan du vanligtvis ta med personer längs agendan (eller övningarna i en workshop) lite snabbare. I en distansmiljö behöver du ge gruppen mer tid för att de ska hänga med och kanske till och med be gruppen om tillåtelse att gå vidare till nästa avsnitt. ”Är det okej om vi går vidare till nästa övning? Följ mig på tavlan!”
TA TILL LITE MER TID FÖR DISKUSSIONER
Distansdiskussioner tar längre tid, så ta hänsyn till det. Du kan fortfarande bryta in om cirkulära diskussioner verkar komma igång, men ge lite mer tid för människor att föra fram sin poäng.
PRINCIP 3: VÄGLEDNING
Risken är stor att du måste använda ett samarbetsverktyg för ditt distansmöte. För att undvika att teamet blir överväldigat, använd ”progressiva offentliggöranden”. Alltså, dela bara ut information som deltagarna behöver veta när de behöver veta det.
Försök också minimera behovet av att växla mellan till exempel själva videosamtalet och samarbetsytan (kanske en virtuell whiteboard).
PRINCIP 4: FIXA TEKNIKEN
Ha en plan B för varje enskilt verktyg du använder. Frågan är inte om något kommer att gå sönder utan när. För att undvika störningar och att momentumet avtar, förbered för det värsta scenariot och ha flera alternativ klara vid behov.
TIPS: Ha en teknisk supportperson med dig under till mötet (eller workshopen)! Den här personen kan ta hand om den tekniska installationen (timers, musik, online whiteboard) och den är personen kan du vända dig till om några tekniska svårigheter kommer upp. Det kan kännas som onödigt avancerat men även om du som mötesledare kan ta på dig denna roll kommer kvaliteten på dina möten skjuta i höjden om du kan få någon att hjälpa dig.
PRINCIP 5: ENKELHET
Det är superlätt att bli ryckas med av digitala samarbetsverktyg eftersom de är riktigt robusta och erbjuder många coola funktioner. Men kom ihåg: dina deltagare är kanske inte professionella mötesledare och för många vackra föremål och funktioner kommer att förmodligen bara överväldiga dem!
Håll det enkelt och komplicera inte samarbetsytan med för många element.
Hör av dig
Låter detta som något du vill veta mer om eller kanske till och med testa? Berätta lite om vilka ni är och vad ni brottas med via formuläret så hör vi av oss.
Gilla eller dela
Om du tycker att någon annan borde ta del av detta så dela inlägget i lämplig kanal